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AI 時代建立筆記系統的關鍵是「任務／經驗」而非「資料／知識」

✇電腦玩物
Esor Huang


在 AI 可以幫我們生成內容、整理資料的新時代，我的個人筆記還有價值嗎？如果有，我到底該記什麼、怎麼記？我建議把重點放在「任務 / 經驗」而非「資料 / 知識」：

先釐清真正要完成的任務，捕捉個人經驗，建立自己的工作流程，培養規劃、判斷、解決問題能力。

什麼是「任務 / 經驗」，和「資料 / 知識」有什麼差別呢？






AI 可以做到的資料整理，與人可以做到的任務判斷：

很久以前，當我想要開始養成健康生活習慣，我會大量收集各種相關資料，花時間為這些資料做分類，想像自己似乎架構了一套健康知識系統。

但很多時候，會變成只是一個「堆積很多資料」，花費時間整理，卻不一定好用、有用的系統。




而在現在的 AI 時代，當我在實踐過程中需要參考資料，在 ChatGPT 的 Deep Research （或單純利用 AI Search ）一問，往往就有「根據我的需求」整理好的資料內容。

以前我們可能要自己手動花不少時間，做各種資料摘要與整合，才能有一篇符合自己需求的「資料筆記」。

但是現在，如果有正確的提問（ Prompt ），加上有效的 AI 模型與工具，在需要時，我們立刻就能獲得有效的資料筆記。

P.S. 但要有正確的提問，常常關乎我們對任務的判斷、經驗的累積。




而 AI 無法直接代勞的，是我們要把這個「資料 / 知識」用在什麼真正的「任務」上，並且會產生什麼我個人的「經驗」。

例如下面是我現在會寫的真實筆記：

  • 「資料 / 知識」
    • 我不再花很多時間去收集、擷取各種相關參考資料。
    • 甚至我閱讀 AI 整理的資料，理解後，不一定要把所有資料都放到筆記。
    • 我在一邊閱讀時，一邊思考一個關鍵問題：這個資料，要用在我的哪一個任務上？
  • 「任務 / 經驗」
    • 我打開任務筆記，思考在任務筆記的哪一個步驟會用到這個資料？
    • 然後，我把資料直接轉化成我的具體行動步驟，這些才是我寫入筆記的內容。
    • 接著，在這個任務執行過程中，我在筆記添加個人的經驗，調整更適合自己的作法與順序。

AI 能快速幫我整理大量資料，但不能幫我決定哪個資訊對我有用，也無法取代我在任務執行中的經驗與調整。




我不會擔心參考資料「準備、整理得不夠」，因為 AI 工具有很多方法可以快速、有效地建構出參考資料系統，還能在 AI 生成過程客製化成我需要的內容。（延伸閱讀：先用 Deep Research 掃清認知盲區，再用 Google 搜尋，我的 6 種學習新流程）

以前，我們覺得自己沒有先慢慢建立個人資料、知識系統，好像什麼都做不了？

但在 AI 其實就像是一個可以客製化的知識管理系統後，我可以把更多時間花在下面這些更重要的問題上：

  • 我要如何執行？
  • 對我產生什麼幫助？
  • 在我的個人特質上有什麼需要調整的地方？
  • 怎麼建立起屬於我專屬的工作（生活）流程？

而這些問題，就是我現在要寫入「任務 / 經驗」筆記中的內容。（延伸閱讀：執行優先於整理，不要憑空設計系統：以我的防彈筆記法實踐為例）

所以在三年多前提出「防彈筆記法」時，我就已經強調以任務筆記為核心，會建構更有效的個人第二大腦系統，到了 AI 時代，這個想法依然不變，甚至變得更有效。

下面，讓我們來看看一些對比例子。




建立休閒任務筆記，而不是感興趣的休閒資料：

最近在一個企業中分享「防彈筆記法」，有學員提了一個問題：「Esor你的筆記系統看起來好認真，那如果休息時間想要放鬆休閒一下怎麼辦？」

我當下立刻搜尋「閱讀」兩個字，兩秒鐘在筆記系統中找到一則「養成閱讀習慣」的「任務筆記」，打開這則筆記，可以看到一個待辦清單，關於最近我有興趣讀讀看的日本推理小說，於是我立刻會知道這是空檔時間可以買來閱讀的首選。

當我想放鬆休息時，我會在「筆記系統」中搜尋閱讀、遊戲、運動這類任務關鍵字，找到當下感興趣的任務筆記，裡面就會有類似下面這樣的待辦清單，可以引導我立刻去做自己感興趣的事情。




我「沒有」在筆記系統「花時間」建立「書櫃」，然後把各種好像有點意思的書籍資料放進去，架構一個很漂亮的書籍整理系統。

這樣的書櫃或許吸睛，但大多數的資料其實跟自己真正的工作、生活無關。

所以我的方法是，建立一則簡單的「閱讀習慣任務筆記」，然後幾個簡單的待辦清單，把我下個階段想讀讀看的書列上待辦清單，把最近讀完正在驗證中的書列上待辦清單。

事實上，剛好我最近忽然有點想讀日本推理小說，於是我就問了 AI ，有沒有推薦的、新時代的本格推理選擇， AI 給了我一些書單，但我沒有擷取完整資料（因為覺得不需要），我就只是把其中自己感興趣的題目，列入「閱讀任務筆記」的待辦清單而已。

這比架構一個個人書櫃資料庫更節省時間，卻比擁有一個書櫃，更能在我可利用的空檔時間，引導我立刻開啟感興趣的閱讀任務。





任務學習筆記，而不是一本書的重點學習筆記：

我的閱讀任務筆記中還有一個「驗證方法」待辦清單，列出我近期讀完的書，我正在不同任務中驗證書中所學，產生屬於我自己真正的經驗。

我也在嘗試一種新方法，不做傳統的閱讀重點整理筆記，而是直接在閱讀過程轉化出任務，把自己想要嘗試的行動、產生的經驗，乃至真正需要參考的書中重點，整理在「任務筆記」中，而不是在某一本書的筆記裡。（延伸閱讀：個人知識管理的時間平衡技巧，忙碌中我如何維持高效率輸入輸出？）




之前我分享過這個案例，在閱讀時的「資料型筆記整理」用 AI 輔助完成（參考：用 ChatGPT 陪我讀英文原文書：5 個強化學習、筆記整理到行動轉化的 AI 技巧）。

於是我可以把更多精力、腦力花在思考：「怎麼把學到的，對應到真正的任務上」。

我手動做筆記的時間，是花在寫出上面的「任務筆記」，而不是下圖這樣 AI 也可以整理得很好的資料、知識重點整理筆記。





NotebookLM 是很棒的 AI 資料庫筆記，但取代不了人的任務第二大腦筆記：

像是很紅的 Google NotebookLM ，號稱 AI 筆記，我也覺得很好用，但是他能取代的，正是前面的「資料／知識」整理型的第二大腦，卻無法取代我們的「任務／經驗」第二大腦。

參考：

這有什麼差別呢？

例如，我把 Tesla 電動車的操作手冊、相關教學影音內容，上傳到一個 NotebookLM ，建立起一個 AI 筆記資料庫，我可以在上面隨時問各種功能問題（例如自動輔助駕駛怎麼操作？），他就像客服一樣，立刻給我來自說明書與參考資料中的相關內容整理。

所以，我自己的筆記中，不需要再自己去整理那些「只是來自參考資料」的內容。




但是，當我自己開始使用自動輔助駕駛後，我產生屬於我的經驗，適合我的操作方法，這些才是我會寫在「任務筆記」中的內容。

你可以看到這些內容跟說明書不一樣，跟參考資料不一樣，但卻是我自己慢慢累積出來的，屬於我的最佳操作流程，以及那些參考資料不會告訴我、沒辦法告訴我的真實感受。




NotebookLM 有辦法產生上面的任務經驗筆記嗎？應該沒辦法，因為他的 AI 限定於「從參考資料庫」來生成內容，這就像 ChatGPT 就算可以網路搜尋、深度研究，甚至進行一些 AI 的突發奇想，但其實也是限定在已經有的參考資料上。

可是，每一個人都是有不同感受、不同喜好的個體，所以我們會決定自己的任務要如何執行，會產生跟大多數人很像但又有點不一樣的經驗，這些，才是我們每一個人自己的任務筆記要整理的內容。




筆記的核心：連結我的任務，開始累積行動的經驗

之前我在「我用 NotebookLM 搭建 AI 稍後閱讀、學習輸出工作流，操作教學與延伸應用」這篇文章中，分享我自己利用 AI 搭建稍後閱讀流程的方法。

AI 可以幫助我翻譯、摘要、整理重點架構，甚至在深入閱讀後進行衍伸補充、思考。

但是，有一個做筆記最關鍵的問題，我依然要自己來，但也是人最值得花時間去想的問題：「這個資料、知識、想法，我要用在哪一個任務上？」

例如，我用 NotebookLM 快速整理了很多 Huberman Lab YouTube 影片，找到了幾則我個人更感興趣的主題，深入的理解了 Huberman 分享的知識與方法。但這個過程不是我筆記的重點，真正的重點是我會不斷反問自己：「這個有趣的、有用的知識，我要用在接下來什麼任務上？」

其中有一個例子是，看到 Huberman 推薦的 NSDR （非睡眠深度休息）方法後，我靈機一動，覺得可以寫入目前正在進行的新書《高效職場生存法圖解》，但不是單純整理資料寫進去，而是在自己的職場工作環境實踐看看，把經驗累積調整後，分享適合職場工作者的做法。

於是，我撰寫的不是資料整理筆記，而是去修改我的任務筆記，讓這個資料，可以與我的真正任務作連結。




然後在啟動的任務筆記中，我不是去整理 Huberman 的知識架構，而是開始累積自己實踐過程中的疑惑？調整？等等具體經驗，並開始轉化出我的操作流程。




在 AI 時代作筆記，我們可以更多的放下對資料整理的需求，更專注在對如何變成任務的思考上。AI 幫我解放了輸入的效率，讓我有更多時間專注在「我自己實際要做什麼」的輸出。

在 AI 持續進步的情況下，我相信資料型第二大腦會愈來愈不需要，尤其如果我們做的「只是整理他人資料」的第二大腦，即使做得再漂亮，也可能沒有 AI 幾分鐘處理後得到的更新、更詳細、更深入。

但這不是我們放棄思考，反而是我們獲得了更多時間，可以把思考放回自己身上，不要再過度煩惱輸入，而是專心在執行每個人獨一無二的產出上，並在後面這個輸出的過程做筆記，累積出自己的「任務／經驗」第二大腦。

因為當愈來愈多工作可以透過跟 AI 溝通，讓 AI 助理完成有效內容草稿時，這個「溝通」需要的，正是我們累積出來對任務的判斷、對更好的工作流程的經驗。

AI 不會讓筆記失去價值，反而讓作筆記可以更專注、更有力量。推薦這篇文章給平常喜歡用 Notion、Obsidian、 Heptabase、 Evernote 寫筆記，卻感到整理系統有點無力的朋友們，幫你「找回做筆記的理由」。

延伸閱讀：


大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：AI 時代建立筆記系統的關鍵是「任務／經驗」而非「資料／知識」）

收集資料時 3 步驟「任務化」！AI 工具取代不了的整理技巧教學

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Esor Huang


資料、筆記之間最好的「連結」關係是「任務」，而不是屬性、相關性，這也是在 AI 時代擁有大量自動分析資料工具後， AI 依然無法為我們代勞的整理技巧。也是幫助你不再努力分類、標籤、連結後，還是出現「用不到」、「找不到」、「只是蒐集沒在用」的狀況。

近期我在電腦玩物分享的這篇文章，也闡述了類似想法：「AI 時代建立筆記系統的關鍵是「任務／經驗」而非「資料／知識」」

AI 或許可以幫大量資料下關鍵字，自動建立類似維基百科那樣的相關性連結，但 AI 無法幫我決定這個資料用在什麼任務上。

在還沒有生成式 AI 爆發的時代，我在《防彈筆記法》書籍裡就開始強調真正的數位第二大腦整理是以「任務的連結」為中心（資料連結是不太重要的弱連結，任務連結才是真正有用的強連結：Evernote 實踐 Zettelkasten 卡片盒筆記法，整理知識網路系統），而現在進入了AI時代，我更加認為「以任務為整理中心的連結方式」才是建構高效率第二大腦的關鍵，而這個步驟需要人來做。





以下為 Google NotwbookLM 製作的本篇文章影片版解說：





為什麼要讓資料任務化？兩個層次的思考：

在我的防彈筆記法課程中，常常會分享一個自己收集資料的原則（參考：別怕失去什麼，看到好像不錯、好像有用的資料，最好不要收集）：

  • 每次看到一個好像不錯，有點意思的文章，我會問自己一個問題：「近期內哪個任務用得到？」
  • 然後用任務導向的原則，把資料連結到用得到的那則「任務筆記」。
  • 如果當這個核心的問句得不到解答的時候，我會選擇「放下這個資料」。

不過之前主要都是分享：不要收集不必要資料，問題是：那如何能夠有效地把資料「任務化」呢？

最近一次課程中，有學員在下課時跑來問我上述問題。他說自己是工程師，平常也很喜歡閱讀學習大量新資訊，有很多時候看到一些覺得好像不錯的內容，但是當下似乎很難去思考什麼任務要用？這時候應該怎麼辦才好呢？我當下提供了兩個層次的想法來回答他：

  • 第一個層次是：練習建立第二大腦的「核心邏輯」轉換，勇敢放下資料是節省更多時間

以前在收集各種資料的過程當中，常常只是為了收集而收集，在資料的層次做處理，打造了一個花時間卻不一定能夠準確拿出來使用的系統，並且誤以為是要花更多時間整理，才能有效取出資料來使用。

其實，我們應該轉換的是自己的收集邏輯，透過提問：「這是哪一個任務可以用的資料？」而非這是什麼資料？可以有效過濾自己需要收集整理的內容，這是跨出有效整理系統的第一步。

當然，這個過程不會盡善盡美，但也不需要完美。在這樣的練習當中，或許我還是會收集到一些最後都用不到的資料，但一定也會增加跟明確任務連結的資料比例，而這樣我們的系統就會變得比之前更加有用。

如果在這個核心邏輯轉換時，發現很多看到的新資料都找不到可以連結的任務，那麼或許我們應該勇敢地告訴自己：

「因為這就是現在的自己不需要的資料，放下他們，讓我去處理真正任務，這樣我可以獲得更多時間與成果。」

  • 第二個層次是：練習「以輸出為目的」，而非輸入，我的任務是我自己可以設計的

很多時候我們看到有感覺的資訊，自己當下沒有任何任務用得到，但又很想收集，覺得無法實踐以任務為導向的整理系統？

或者認為，如果都不收集任務以外的新資訊，那我們要如何成長？如何跨出舒適圈？如何擴展自己的多領域能力呢？

這其實忽略了一個關鍵的重點：那就是任何我要執行的任務，其實是我們自己可以主動設計出來的！

任務，並非只能是別人給我們的。簡單的說，如果我看到一個非常棒的資訊，很想要收集，但這時候在既有的任務中沒有任何連結，那麼我應該反問自己：「我可不可以為這個新知識建立一個有任務成果的新任務呢？」

大家現在應該都認同，輸入的目的是為了要輸出，成果是比資料整理更有效的工作系統。

所以我們不需要去整理那些資料跟知識，應該是要問：我要如何整理才能夠有效的產出任務成果？而這時候我可以主動為蒐集的資訊設計一個新的成果，讓這個整理學習的過程真正有所產出。

下面我就分享實例，看看在打造數位第二大腦系統的過程當中，我如何把日常收集的資訊任務化，讓大家更能夠掌握住我所說的這兩個層次：

  1. 資料要跟任務進行連結，不用花很多時間整理，這些資料以後會被真正的拿出來使用。
  2. 為自己非常喜歡的知識主動設計任務成果，開啟產出，才是打造第二大腦的方式。






我的具體實踐案例步驟一：如何把資料連結到任務？

下面是一個最近真實發生的例子。每天網路上都有很多人推薦許多新的 AI 方法或工具。有一天我看到了一個 AI 設計圖像的工具，看起來這個工具非常厲害，我動了想要蒐集這個資料的念頭。這時候我就問自己一個問題：最近我有沒有哪一個任務有機會用到這個 AI 設計圖像工具呢？




於是我在腦袋中快速運轉近期的生活、工作，有哪些正在進行中的任務？我想到接下來剛好要去一個學校分享小講座，我想到正好可以利用這個機會試試看這個 AI 設計工具，設計出一些吸睛、有趣的圖像，作為這堂比較輕鬆主題講座的圖像輔助。

於是我把這個資料擷取下來之後，將其連結到那堂講座的任務筆記。




接下來，我不會針對這個 AI 設計工具資料去做任何的額外整理、分類或者標籤，因為我已經把資料連結到那堂學校講座的任務筆記了，等到學校講座要開始前，我打開那個任務筆記準備開始處理講座內容時，自然就會看到現在連結過去的這一則 AI 設計工具的資料。

於是我就會想起來，並且有機會利用這個工具來處理講座上的圖像，經過這樣的產出經驗，或許到時候就會更加掌握這個設計工具的功能，如果發現值得介紹，說不定還會再衍生出一篇電腦玩物上的寫作任務。

如果你常常看到我在電腦玩物上分享很多我的真實工作生活任務案例，也發現我常常研究很多新的工具、新的方法，你懷疑我為什麼不會覺得自己資訊爆炸？而且有餘力處理這麼多新資訊？那麼大多都是在上述的整理流程裡，建立起幫我去蒐集資料，並且有效利用資料的第二大腦過程。




我的具體實踐案例步驟二：放下任務不需要的資料

也是最近的真實例子，看到網路上很多人介紹許多愈來愈厲害的 AI 影片生成工具，我有興趣，但依然先用前面的邏輯想想看：有沒有哪一個任務用得到？

這時候，我當下想不到任何工作、生活任務可以用這個工具來解決什麼問題，要怎麼辦呢？這時候我的建議是（也是我真實做法）：

那就放下這個資料，連擷取蒐集都不要。完全省下整理這些資訊的時間。

為什麼呢？有幾個原因。

  • 第一個原因，收集過多自己沒有真正任務產出的資料，導致自己要花更多時間做資料的整理，這本身就是一件浪費時間的事情。
  • 第二個原因，收集過多跟任務不相關的資料，導致自己分心去研究它們，這常常是讓自己在工作生活中無法聚焦在真正目標的關鍵原因。

如果我們沉迷於資料收集、稍後閱讀，反而讓我們在資訊爆炸的過程當中，感覺更加茫無頭緒，分心在各種互不相關的資訊上。

這其實是許多朋友建立第二大腦的最大困境：收集整理時間 ＞ 實際產出時間


AI 工具的進化，確實改變了許多事情，我們應該重新思考自己建立第二大腦的邏輯。

如果我在沒有任何任務需要的時候蒐集一個 AI 影片製作工具資訊，花時間整理他，但是放在那天幾個月都沒有使用？

之後，終於有新任務需要 AI 影片製作工具了，你覺得，現在我們要把之前那則資料找回來用嗎？但是，它已經是幾個月前的工具了，會不會這時候有更新更好的 AI 影片設計工具出現呢？那我還不如去找這個當下更新更好的 AI 影片設計工具？

所以從上述的幾個理由來看，我們都會發現，當我們看到一個資訊，而我們無法跟任何任務筆記連結的時候，放下它，其實反而是一個提升生產力的選擇。




我的具體實踐案例步驟三：那學習成長、擴充知識圈怎麼辦？

來到這一步，有朋友覺得如果只是因為無法跟當下任何的任務進行連結，我就放下它？這樣一來會不會很可惜？二來會不會失去了自己學習成長的空間？

如果用 Esor 分享的「防彈筆記法」，以任務為導向，會不會反而會變成一個無法成長？只能原地踏步解決目前工作任務的人呢？

這其實是對這個系統最大的誤解，說任務成果一定要是既有的，或者是別人給予的呢？難道我不能主動設計任務產出嗎？

當我看到一個資料非常有用，而我無法跟任何現存任務進行連結的時候，我可不可以自己為它設計一個有動力、有興趣、有價值的任務成果產出呢？

這樣一來，我既不會讓資料整理流於空泛，我也可以有效地去學習接觸新的領域，但又保證了有價值的任務成果產出。

例如前一陣子我看到很多人在介紹 Vibe Coding 這個概念，那時候有 Cursor 這個工具，後來 ChatGPT 在它的 Plus 以上版本也推出了 Codex 這個 AI 幫你寫程式碼、分析程式碼專案的服務。




那段時間我不斷看到這類介紹，其中有一兩篇寫得很棒，分析了如何更有效 Vibe Coding 的流程。我很想把這個資料收集下來，也很有興趣，但是那個當下，我無法跟既有的任何專案任務進行連結，因為一來我不是工程師，平常不需要寫程式；二來我當下的任何任務並沒有需要開發網站或者開發某個工具的需求。

但是最後我還是收集了教我如何 Vibe Coding 的工具與方法資料，但我不是只有收集，而是重新為它設計一個任務成果：「開發一個個人筆記／日記系統」。




剛好那時候我也同時很想用 AI 來幫小孩寫他感興趣的兒童故事，我想把這個寫作流程用一個自己設計的日記軟體記錄下來，可以整理寫作創意、構思流程。

於是我把「只是感興趣」的資料，轉化成「真正試試看的任務」。目前已經執行一個月的時間，逐步開發出日記軟體，目前具備可以追蹤寫作日誌、做搜尋、連結、標籤等等功能，滿足我需要的所有靈感想法整理，也挑戰看看如果在我完全不懂程式碼的情況下，用 Vibe Coding 可以做到什麼程度。




在這個月的過程中，當時那個感興趣的資料，不再只是資料，而是真的變成我理解一個新領域的經驗！

我真的開發出了一個自己可用的日記軟體，我也第一次比較完整的學到了所謂的軟體開發流程、開發工具，我大致上知道 GitHub 如何管理，這些都是擴展了我原本並不熟悉的領域，也具體完成了一個對我有價值的成果。

所以，當我們真的對某個資訊感興趣，更應該主動設計產出，這才是真正跨出領域、學習成長的方式。

而如果連任務產出都設計不出來，變成單純只是收集資料，那麼放棄其實也真的沒有什麼影響。（延伸閱讀：筆記如何變成有效記憶？建立一個任務流程，而非知識庫）

看完上面的資料處理流程，或許你也可以試試看我的方法：

  1. 收集資料時要馬上任務化：而不是先囤積再說，透過「先問自己這個資料會應用在哪個任務上」的檢查點，不只是省下整理時間，更能推進真正有產出的行動。
  2. 如果沒有現成的任務，也可以自己創造任務：很多人以為任務一定是別人交辦或現成的，其實我們可以為感興趣的新知主動設計一個「任務產出」來驗證和學習。
  3. 當你找不到對應任務，就勇敢放棄那些資訊：「放下」其實是最高效的選擇，不必因為資訊 FOMO（錯失恐懼）讓自己失焦。



大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：收集資料時 3 步驟「任務化」！AI 工具取代不了的整理技巧教學）

不快速回訊、不整理郵件，專注任務筆記，才是最聰明的整理術

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Esor Huang


最近在「防彈筆記法」課程中，有學員問我：「看到簡單的郵件或訊息，快速回應掉就好啦！為什麼還要整理成筆記？」我也常常觀察到身邊許多工作者，很習慣隨時拿出手機，打開郵件、即時通訊軟體，開始不斷的快速回訊，這個討論串回完，就切換到下個討論串。因為很多人這樣做，GTD 也說兩分鐘可以處理的問題就快速處理掉，看似合理又正常？

但是，我不會這樣做，並且我看到夥伴這樣做時都會很擔心，因為這樣的工作方式常常是造成混亂與錯誤的開始。

各種訊息東回應一句，西回應一段，散落在不同的討論串與郵件中，一旦同時處理的任務多了，同時對話的人雜了，往往就開始搞不清楚自己到底處理了哪些事情？還有哪些需要處理？搞不清楚現在每件事情的最新狀態？

看似簡單的問題，想要兩分鐘完成回應，但這是不是表示我們會「憑著大腦記憶」來回應，或者更多時候是根據「直覺」來回應，然而大腦記憶、直覺很容易出錯，我確定自己的回應真的是目前任務的最新版本嗎？我沒有漏掉任何細節嗎？

很多時候我就會在即時通訊群組中看到一些夥伴快速回應後，過一段時間才發現自己漏掉某些細節，於是又在通訊軟體裡補充、修正，但這反而是讓訊息更顯得混亂，最後沒有人搞得清楚最新狀態。

那要怎麼辦呢？所以，我的作法是：「建立一個專案、任務唯一真實版本的支持系統，不要浪費時間整理郵件與即時通，而是專注整理『任務筆記』，」（延伸閱讀：為什麼我會「避免」在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）

  1. 收到郵件或訊息 → 不要馬上片段的回應 → 先確認是否關聯任務。
  2. 若關聯任務 → 開啟任務筆記 → 確認任務真實細節（不要憑直覺與記憶）。
  3. 對方的訊息重點更新回任務筆記，我的回覆草稿也先寫在筆記 → 再複製貼回郵件/即時通。
  4. 在筆記中累積回應歷程，維護這個專案、任務的最新架構、資訊。（感覺讀者提醒，如果要記住郵件的「原始紀錄」時，我現在通常會在筆記中註記郵件的原始連結，或是截圖留下證據）
  5. 不整理郵件、不整理聊天，集中精力維護一個筆記系統。




2025/7/26 補充，讀者也在社群中，回饋了他的郵件、訊息、會議紀錄，如何整理到專案、任務筆記的流程，很值得大家參考（我也分享在這裡：來源）。



案例教學：郵件怎麼整理？與其在郵件中花時間管理，還不如寫到任務筆記中即可

  • 郵件與即時通訊只是「碎片」，不是資訊管理的核心。
  • 不要花時間去整理郵件分類或聊天記錄，因為它們無法呈現專案任務全貌。
  • 真正有效的整理方法，是把零散的訊息「整合」到任務筆記中。
  • 任務筆記才是專案的唯一真實版本，後續所有確認、回應、決策都從這裡出發。

在「防彈筆記法」課程中，也常有人問我：「Esor，你平常怎麼整理郵件裡那些零碎的資訊與溝通？」很多人期待我會分享 Gmail 的分類技巧或收件匣清理方法，事實上，我在 Gmail 只用最簡單的功能，讓每天收件匣清空即可。

因為真正的整理，不是分類郵件，而是 把資訊整合進任務筆記。

舉個例子：對方傳來一個簡單訊息，我回兩句就能搞定，很多人會直接在郵件回覆，然後不再整理。但問題是，這個訊息很可能屬於一個更大專案任務的一部分，甚至是一個新規格的重要修改。
如果這時候只是「回了就算」，那麼這段資訊就散落在不同郵件裡，專案資訊碎片化，這反而會造成以後確認的麻煩，也很容易讓我漏掉這個專案任務執行過程中，不斷調整的最新版本，或者不斷增加的細節。

所以當我在電子郵件當中看到一個可以馬上回覆的訊息的時候，我就會啟動前面所說的處理流程（更多圖文教學可參考：我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息？會不會很花時間？）：

  1. 我會先確認這個訊息是不是關乎某一個更大的專案跟任務？例如它可能是某個任務中要增加的新規格，或者它可能是某個專案的合作夥伴跟我確認的某個細節。
  2. 如果這個訊息關乎某個更大的專案跟任務，我會立刻打開我的筆記系統，搜尋這個專案任務的關鍵字，找出專案任務的筆記。我要透過筆記來確認應該怎麼回答，而不要依賴我的大腦記憶，因為大腦記憶非常的容易出錯。我直覺的回答說不定不是這個專案任務最正確的細節，所以即使是簡單的回答，我還是希望能夠在筆記上確認一下。
  3. 另外一方面我會直接在專案任務筆記中先寫好我這次要回答的細節。沒錯，我就是會在筆記中先打好這次郵件要回答的草稿，修正好用語跟描述方式，再複製貼上到郵件送出。




雖然說原本可能一兩分鐘之內就可以回覆，多做前面幾個步驟，可能要花掉三、四分鐘的時間，可是這時候我就在專案任務筆記中留下了修改的記錄跟細節。

把對方的訊息、我的回應，整理到任務筆記，這會讓我在處理專案任務的流程進入一個正向的循環：

  • 不再依賴記憶，不怕出錯。
  • 專案的每個變動、每次回覆，都在同一筆記中留痕，資訊整合不再分散。
  • 將所有零碎討論集中於專案、任務筆記，避免花時間整理郵件卻仍無法掌握全貌。

如果是快速回覆郵件，但細節就留在那封分散的郵件中，這時候就會開始一個惡性循環。我會開始憑著大腦容易出錯的直覺來回應，常常要跟對方道歉說我搞錯了某些細節，並且工作流程會開始變得混亂，最後無法掌控。




郵件與聊天是過程碎片，任務筆記才是「唯一真實版本」

  • 原因一：郵件、訊息分散各地，整理一次不夠，反而要整理四、五次，浪費時間。
  • 原因二：郵件再整齊，也無法呈現專案的「最新版本」。
  • 原因三：碎片留在原處，未來確認資訊依然需要東翻西找。

無論是郵件還是即時通訊軟體上面的討論，它們都只會是我在執行專案任務過程當中的一部分碎片資料。

也就是說，就算我把郵件系統整理得很好，但是專案任務還有很多的文件、資料、想法依然散落在其他資料夾當中，我還是沒辦法一口氣確認好專案任務的完整流程、完整紀錄。

如果我們一個專案任務的碎片資料，有些在郵件，有些在即時通訊軟體，有些在雲端硬碟的資料夾當中，難道我每個系統都要做一次整理嗎？這樣變成我要整理四、五次以上，反而增加了整理的時間，而且我的系統還沒有整合在一起。
所以我現在反過來做，我不整理郵件，我也不整理即時通訊軟體，我甚至也不太整理雲端硬碟上的資料夾。

我把這些在不同地方的碎片都放進、連結進我的筆記系統，這樣我就只要整理一個筆記系統就好。




即時通訊息怎麼整理？永遠讓「專案筆記」掌握討論的最新版本，而不是散落在聊天記錄

同樣的邏輯，從郵件到即時通訊息都是一致的，很多人花時間研究 LINE 或 Slack 的整理技巧：

  • 如何標記重要訊息？
  • 如何用內建功能或外掛工具分類？
  • 如何備份，避免換裝置時遺失？

但這些努力，真的能幫助你掌握專案全貌嗎？我的答案是：不需要花時間整理聊天記錄，而是把所有片段整合進「專案任務筆記」。（延伸閱讀：如何高效率、不煩躁的處理每天大量又混亂的電子郵件任務？）

LINE 或 Slack 的再強大功能，本質都只是溝通工具，訊息永遠是片段、零碎的。即使分類再精細，討論內容還是分散在數百則訊息裡，很難形成完整的專案全貌。

真正的問題是：我們需要一個「唯一最新版本」的專案紀錄，而不是一堆散落的訊息。






所以當我面對雜亂的即時通訊息，處理步驟也跟上述郵件是一致的：

  1. 確認專案任務筆記 收到訊息後，我第一步不是在聊天軟體裡標記，而是搜尋並打開對應的「專案任務筆記」。
  2. 複製重點到筆記 把訊息中真正有價值的細節，複製並貼進專案筆記，避免未來還要翻聊天記錄。
  3. 在筆記撰寫回覆草稿 我會直接在專案筆記撰寫回覆內容，讓這次的回答與其他任務紀錄整合在一起，再複製貼回聊天工具。
  4. 保留唯一版本 這樣，所有變動討論都集中在專案筆記中，而不是散落在不同的聊天紀錄。
  5. 不必回頭翻聊天紀錄 之後，我只要查看專案筆記，就能確認任務的完整脈絡，而不必浪費時間搜尋對話。

我常常跟上課學員說：「每天專案、任務雜亂的訊息、變動、討論，是我們覺得造成工作混亂的元凶。但其實這是中性的現實，我們無法要求客戶、長官、老闆不再用片段的郵件、訊息轟炸我們。那怎麼辦呢？我們可以做的，就是建立一個簡單、統一的任務筆記系統，輕鬆"接住"這些訊息轟炸，讓其不再成為困擾即可！！」





專注整理一個系統，讓資訊整合、任務更清晰

郵件和訊息只是「碎片」，不值得花時間反覆整理。

真正該做的，是建立一個能接住所有變動、整合所有細節的「任務筆記系統」，讓它成為專案的唯一真實版本。

從今天開始，別再浪費時間在分類郵件或翻聊天記錄，改用一個筆記系統，集中管理所有回覆與決策，讓你的工作流程更清晰、更可控、更高效。



大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：不快速回訊、不整理郵件，專注任務筆記，才是最聰明的整理術）

為什麼我的工具、系統沒有真正提高生產力？可能是不夠「簡單」

✇電腦玩物
Esor Huang


最近在一堂防彈筆記法課後，有位學員來問我：「打造個人的第二大腦系統很棒，但我常常要在手機上工作，沒有電腦那麼方便，這時候就會覺得建立系統變得很麻煩，怎麼辦？」

這句話正好說中了許多人心裡的疑問：工具功能愈多、架構愈華麗，生產力卻不一定更高。

現在的手機很強大，但無論打字輸入，還是操作複雜功能，都一定沒有電腦上那麼舒適、快速。那麼我是如何在自己的生產力系統無論在什麼裝置上都能順利運作呢？我的核心想法是：

具有生產力的個人系統，通常是愈簡單愈好。

如果說我們的工作整理系統很繁複，雖然有很棒的架構，但每一次新增資料需要操作很多個步驟設定，那麼就會變成在電腦上執行很容易，在手機上處理很麻煩。（甚至在電腦上操作也不見得容易！）

相對的，如果說我們的工作整理系統很簡單，輸入資訊不需要繁複的步驟，搜尋資訊也不需要繁瑣的步驟，那麼在手機上、不同平台上都能更順暢的操作。

系統愈「簡單」，那麼：

  • 不用在輸入、整理資料上花時間，把時間留給真正的輸出。
  • 無論方便，還是不方便的情況，都能隨手輸入、更新，系統才能保持最佳狀態。
  • 因為足夠簡單，建立系統不會造成額外負擔，我更能持之以恆的養成習慣。
  • 架構與邏輯夠簡單，那麼無論用什麼工具都能實踐，反而不被工具侷限。

「簡單」這兩個字，現在已經成為我打造個人生產力系統最重要的指導原則了。（延伸閱讀：少記筆記，減少整理，高效輸出：6 原則打造任務驅動型第二大腦）





真正的問題是需要「更強的工具」嗎？

另一堂時間管理企業內訓中，也有學員問到：他想在下班後做點自己想做的事，但回家要顧小孩、做家事，常常就沒時間、沒動力。為此他換了很多工具，從 Evernote 到 Notion，都試過了，還是解決不了「晚上回家後做不了自己想做的待辦事項」的問題。

我給他的回應是：「這不是工具功能不夠強，也不是應該選擇什麼工具的問題，而是想做的事情不夠明確，生活流程的問題還沒真正面對去解決。」（延伸閱讀：為什麼我的生產力工具或系統執行起來總是缺乏動力？也容易放棄？）

反而在切換工具過程中，花在研究工具新功能的時間，有可能讓我們一不小心「只有」花時間在架構系統、整理資料，卻變得更沒有時間去推進自己真正想做的事情。

例如，為了養成閱讀習慣，想要先花時間建立閱讀資料庫，結果資料庫沒時間建立，也一本書都還沒開始看，這是適得其反。

先把真正的限制與問題釐清——

  • 是不是下班太晚？能不能調整上班流程，減少一點加班時間？
  • 家事是不是全部自己扛？能不能想辦法讓家人分工？
  • 「想做的事」到底是什麼？是讀一本小說、開發一個小工具，還是寫一篇文章？目標要具體可產出，而非只是「想做的事」這樣的描述。

當目標具體了，困境清楚了，接著需要思考的是：就算只有 30 分鐘，能不能推進一小步？一定只能晚上做嗎？早上、午休無法進行任何微小行動產出嗎？

如果我的目標是讀一本小說來療癒身心，那麼我把時間花在架構書櫃整理系統，或是糾結著晚上沒有大量時間閱讀，其實都沒有必要。不如就在當下、眼前的 20 分鐘，立刻購買一本電子書，立刻打開來讀個幾頁，看到有趣的故事、啟發的想法，或許反思一下寫下心得，或許單純享受，都是更好的時間利用。

這跟工具的功能夠不夠？我的時間安排、提醒是不是完整？我有沒有整理出最佳系統？大多數時候都無關。
沒有達到預期的生產力，真正的核心解法往往不是還沒打造一個漂亮的時間管理、知識管理系統，而是：

還沒抓出具體問題去拆解，然後把「立刻可行的下一步行動」嵌入生活流程中。




為什麼我主張「簡單系統」？

為了讓立即可行的下一步行動更快執行，把時間花在解決真正的問題，我們的系統就應該愈簡單愈好，不能成為開始行動的阻礙。

很多人會在工具上設計出一個完美的架構，但是造成：新增一筆資料要好幾個步驟、瀏覽資料要先跳三個畫面、分類規則複雜得連自己都忘了。

相反地，若你的系統真的簡單，例如我之前寫過一篇文章，分享我目前最簡單化的生產力系統架構方法：「依賴你的簡單工作流程，而不是複雜整理系統，我的實戰案例分享」——

  • 以任務成果為單位，隨手記錄：不需要繁瑣欄位，更方便隨時記錄。
  • 用搜尋取代分類整理：不需要記得放哪個資料夾，不需要煩惱要放在哪裡。
  • 連結，把資料連結到任務成果筆記：即可完成 80% 的整理
  • 各種格式資料統一整理：（文字、網址、圖片、語音）都能丟進來，於是也能同一個地方隨手取用。

那麼在手機、平板、電腦上，操作就會同樣順暢，跨裝置一樣好用，並且不用花太多時間整理或維護。能夠做到這四點，就夠了。剩下的時間，拿去做真正重要的產出。

與其花很多時間做架構圖、時間軸等規劃，不如在任務成果筆記中，多寫下幾則想法、多執行幾步行動，雖然這樣的任務筆記看起來「只有」行動清單跟產出資料，沒有那些漂亮的版面框架，但解決真正工作、生活的問題已經足夠。

例如下圖這則我的 AI 研究任務成果筆記，這樣的行動清單與資料連結，看起來沒有厲害的版面架構，但足以讓我快速找到之前研究好的成果案例，快速使用到不同課程中，也足以讓我確認接下來可以研究的資料，轉化成部落格中的文章。





不要把「先打造好系統，我才能變得有生產力。」變成另一種拖延

我常在企業內訓中分享一個關鍵提醒：「雖然我們上了一整天的時間管理、知識管理課程，但研究再厲害的筆記法、再複雜的時間管理技巧，它們都不會替你把報告寫完、也不會替你把產品做出來。」

你我的核心專業能力還是最重要的，因為這才是產出的根本。不要誤以為我是需要什麼厲害的系統，才能把目前的工作做完。
既然這樣，為什麼還要上時間管理、知識管理課程呢？工具與系統是「輔助」，讓我們不用把時間花在混亂工作流程的確認、大量資料與細節的尋找或整理、漏東漏西導致的不斷重工，目的是節省時間、減少混亂、提升精確。然後，我們可以把更多精力、腦力與時間用在專業產出上。

正因為如此，我們更要常常提醒自己避免把過多時間花在「架系統」。（這邊指得是個人的生產力系統，如果是團隊、公司的系統則又是另外一件事情。）

既然是輔助系統，就要簡單，簡單才不會變成另一種時間消耗，越簡單越能長期使用，不會喧賓奪主。

回過頭來，當我們覺得「是我的個人系統架構的還不夠好，還沒選到更好的工具，所以我才停滯不前」，這往往是一種拖延的藉口，而先去整理好系統變成逃避困難任務最好的分心去處。

以「回家後想寫文章」為例，如果我遲遲無法動手，並非是我的知識系統還沒建構好，也不是我的寫作工作流程還需要更自動化，或是我的生產力模板、時間安排模板還需要調整。

因為對寫作來說，工具系統可以先做這幾件事就好：

  1. 一則筆記：標題就是文章題目，或暫定題目。
  2. 筆記內可以做到：

除此之外，還有什麼必不可少的功能，才能開始寫作嗎？

其他的東西，有也不錯，但絕對不是因為沒有，所以導致我們沒有生產力。甚至有時候想要追求其他的架構，不斷的替換工具、想要「充分」利用所有功能、要有完美整理架構才開始行動，反而才是阻礙了生產力。

關鍵不是你用了什麼工具，而是你的流程足不足夠簡單到「立刻能做」。




檢查清單：你的系統，簡單到能長期使用、不構成生產力阻礙嗎？


最後，來個有趣的檢查表，你目前的生產力系統，是否「夠簡單」：

  • 新增一筆資料並做好整理 ≤ 10 秒（手機上也可以操作）
  • 尋找資料靠搜尋，不靠記憶分類
  • 連結就能完成 80% 的整理，不需要一直改動整理系統（少搬家、少複製）
  • 每個專案，任務只有一則「主筆記」，可以確認所有素材、草稿、下一步
  • 筆記或生產力系統主要幫助我花更多時間在產出與執行，而非是我需要花很多時間去維護管理。

如果以上大多能做到，恭喜，你的系統已經足夠簡單，並且足夠有效。
如果有幾個項目做不到，別急著換工具，先做流程的「減法」再說吧！

能長久帶來生產力的輔助系統，一個是你的專業能力，另一個是你用得起、用得久、用得快的「簡單流程」，這個簡單流程可以幫助你快速找到資料、確認行動、累積經驗。試著把你的系統砍到最小，把節省下來的力氣，全部用在你真正想完成的事上。



大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


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（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：為什麼我的工具、系統沒有真正提高生產力？可能是不夠「簡單」）

工作愈忙愈要即時筆記，多花30秒做三步驟記錄，省下未來N倍重工時間

✇電腦玩物
Esor Huang

誤解兩分鐘法則，常把人帶進愈做愈花時間的循環

在上防彈筆記法的課程時，我常常會收到這樣的問題：「esor，我的生活和工作中都是一些臨時的、雜亂的瑣事，並沒有什麼很明確的專案和目標。這樣一來，各種交辦不如想辦法當下、快速處理更快，我還需要利用筆記做紀錄，建立自己的工作系統嗎？」

GTD 不是說：「2 分鐘就能回的，立刻處理，不要推遲。」一個簡單交辦，快速在郵件回應就當結束了，還要多做紀錄，不是要多花一些力氣與時間嗎？

我的經驗是：「快回覆 ≠ 不記錄。」兩者不相違背，前者是幫助自己不拖延，後者是幫助自己節省未來工作時間，可以同時進行。

反而我常在工作現場看到許多忙碌工作者，努力追著各種交辦，在郵件、即時通中快速做著各種回應：

把「溝通系統」當成自己的「工作系統」，最終資訊分散、版本不一致、重工率高，陷入愈做愈花時間的循環。

之前「不快速回訊、不整理郵件，專注任務筆記，才是最聰明的整理術」這篇文章也分享過同樣的問題點，而今天這篇文章，我想分享自己的「快速紀錄」技巧。

許多朋友認為只有在處理大專案時，才需要系統化管理。如果我沒有要做什麼「重要的事」，就不需要建立個人整理系統。然而，即使是處理瑣事和臨時任務，也可能遇到下面情況：


我處理一個包裹寄送，快速回應完，接下來發生什麼臨時意外，都兵來將擋，水來土淹，總之「回應完，就當處理好」，沒有額外花時間整理。

但簡單的事情往往會出現比我們想像更混亂的狀況。假設對方需求做了幾次改變、臨時發現需要申請額外單據，這時需要確認一下之前的處理狀況。

如果我們前面只是隨手把事情回應完，就會導致自己要花掉非常多時間回頭去雜亂工作流程中去找資料，說不定還會漏掉一些關鍵訊息。

於是事情變得「愈做愈花時間」，「愈執行愈混亂」。尤其當沒有大專案，手邊都是雜亂臨時事件的時候，只要有兩三個任務發生上述情況，工作流程就可能陷入漏東漏西，花掉更多時間在重整資料的情況。

這時候最有效的方法，其實是隨手就把目前處理的資料、回應的步驟，都「快速記下來」，累積在一個任務、一則筆記當中（防彈筆記法的核心原則）。以後這個任務出現任何變動、狀況，我只要搜尋關鍵字回頭確認即可。


這些任務平常看似微不足道，但累積起來的意外狀況，卻足以讓我們焦頭爛額，直接影響著我們的效率和工作品質。

這時候當然需要建立工作系統。

所謂的目標化、系統化管理，不是要去尋找什麼厲害的專案或漂亮的人生目標，而是針對我們在日常工作生活中面對的許多瑣碎、雜亂、片段、臨時的事情，建立起「節省未來時間」的筆記整理方法。通過這個系統，可以帶來幾個好處：

  • 首先，我們會為混亂的雜事找到一個「不會重複浪費時間」、「不會混亂與遺漏」的工作流程。
  • 其次，我們會為這些臨時出現的瑣事找到在「下一次重複執行時更有效率」的做法。
  • 最後，這些瑣事所累積的微小成果，很多時候也會成為我們工作和生活中「有效的目標累積」。

接下來，我將直接分享我在工作和生活中運用目標化筆記來重新整理看似雜亂的瑣事、臨時雜事的具體案例，並展示這些方法在實際操作中的細節和調整過程。




簡單的任務，應該即時記錄什麼？

當我們專注在當下快速回應，看起來可能只是回了一段訊息，但背後其實做了很多自己沒有意識到的大腦分析、資料處理步驟。例如我要回應一個客戶提問，先花兩三分鐘去找一下前一封信確認目前任務最新資訊，然後再花兩三分鐘時間構思出一個回應結構，然後在五六分鐘之內把這個訊息寄送出去。

看起很快，但是當下一次有人提出類似問題，或者要追縱這一次的進度時，如果我前面的處理沒有留下記錄，於是我得重新再去確認資料在什麼地方，重新思考自己之前是如何思考。（延伸閱讀：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）

等於我要重新浪費原本那四五分鐘整理、構思的時間，這樣的「重工」累積下來，就會感覺時間愈拉愈長，工作愈來愈多，流程愈來愈亂。

如果我有記錄，那麼這樣的「重工」時間就能節省下來，日積月累，就是更大量的時間節省。並且工作流程更不混亂，更不容易出錯。

但是簡單的任務，也不值得花費太多時間整理筆記，所以如何「最簡單有效」的即時記錄呢？有三個步驟提供給大家：

  • 1. 問自己是哪麼任務的回應？把下面內容記錄回任務筆記。
  • 2.在任務筆記中，記錄我做了什麼行動？產生什麼資料？
  • 3.如果當下有想到的時候，順手寫下一步還要做什麼？

例如，最近我在幫客戶們設計教學短影片的腳本，我要跟客戶「解釋一下」這個分鏡腳本的邏輯。

我傳了一個 LINE 訊息給客戶，但在我前面提到的「記錄」習慣中，我會這樣做：首先，我打開這個短影片拍攝的任務筆記，延續著目前的記錄，繼續往下記錄這次的回應。

我把自己構思如何跟客戶解釋的過程，直接在筆記中打上重點，甚至在筆記中寫上回應草稿，在筆記中設計回應需要的解說截圖。

都寫好了，就複製這個回應與解說圖，傳到客戶的 LINE 訊息。這樣同時也就等於完成記錄了。（有時候也會反過來，先回應，再把回應貼回任務筆記。）




回應完成後，多思考一下，有沒有要追蹤、要繼續推進的下一步行動，就繼續記在這則任務筆記中。




就是這麼簡單的步驟，有時候先在筆記中打草稿再回應，有時候先回應再複製回筆記，但任務筆記就留下了任務執行過程的完整行動、構思、資料。

老實說，這樣的步驟，我不覺得會多花多少任務執行時間，就算多花 30 秒複製貼上的動作，但未來節省的工作時間一定比這多得多。





簡單的記錄，會成為工作的正向循環

只要利用前面簡單的記錄步驟，積下來的工作系統就會成為不斷提升效率的正向循環。

  • 行政雜事 → 流程化
例如大大小小的行政雜事會在這樣的記錄過程變得流程化。我因此會累積出如何寄送包裹的完整步驟、如何跟客戶溝通製作影片的流程。

那麼下一次如果有類似的狀況需要處理，有類似的任務需要執行，我就會省下大量重新思考、重新確認、重新找資料的時間，只要複製上次的流程筆記就可以了。

  • 即時回覆 → 模板化
當我把一些問答回應的內容和思考，記錄到任務筆記當中，有時候客戶跟我自己需要確認每個環節的關鍵轉折。與其回到溝通系統去亂找一遍，而且很容易遺漏，在任務筆記當中可以幫我快速確認每一次的溝通變化。有時候對方找不到我之前提供給他的訊息，我在任務筆記中可以馬上重新提供給他。

  • 雜亂瑣事 → 目標化
有時候這樣持續的累積，慢慢從雜事瑣事變成有價值經驗，最終轉化成目標。

如果我們在開始要實踐目標的時候，已經有一些之前嘗試過的有效步驟，可以馬上納入目標的流程中。譬如一開始我只是協助客戶做一兩支簡單的短影片，但累積下的經驗，讓我可以開始嘗試看看也把自己的課程文章製作成這樣的短影片。當這個流程修正得越來越好，資料累積得越來越完整，甚至產生一些分鏡腳本等好用範本，那麼說不定我可以把它推進成一個專門製作書籍影片產品、專門製作教學影片頻道的大目標。

目標不一定要從上而下，也可以先從一些自己工作生活中遭遇的雜事瑣事開始。在這樣的過程中，我們找到一些興趣、找到一些方法、找到一些可以創造價值的亮點，然後我們再把它擴大，先從記錄整理，最終成為更有價值的目標系統。


只要花三步驟進行記錄：這是哪個任務？我做了什麼／產生了什麼？下一步是什麼？

不會有「又要多一個系統」的壓力，但是又能獲得下面正向效益：

  • 不再版本混亂：現在有「任務筆記」作唯一真實版本。
  • 減少重工：以前常為同類問題再思考一次，現在直接複製微調。
  • 不會瑣事占滿大腦：把零碎工作變「流程」或「模板」，從雜事提升到可管理的任務。

延伸閱讀：


大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


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與 AI 助手合作後的第二大腦系統，我在筆記方法上的變與不變

✇電腦玩物
Esor Huang


一年多前寫過這篇「AI 如何與寫筆記結合？我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例」，但又過去一年，AI 工具在資料整理跟輸出的能力上，已經有了很大幅度的提升。一年前還只是把 AI 當作增加筆記效率的輔助，但是現在， AI 已經是我做筆記過程不可或缺的一部分，並且更深入地融入我的筆記系統流程中。

但是，是不是有了 AI 可以整理資訊，我們自己就不需要做筆記了？用 AI 做的筆記，還可以說是我的筆記嗎？ 當 AI 可以輕鬆整理大量內容時，真的可以解決第二大腦系統的終極問題：「需要的時候可以直接拿出來使用」嗎？

這篇文章，分享我目前具體實踐的作法。




為什麼「第二大腦」常常變成「資料沼澤」？

從數位筆記開始流行、到「個人第二大腦」、「知識管理系統」這些方法興起以來，各種工具與流程一直想解決同一個問題：人要面對越來越多雜亂資訊，到底要怎麼建立有效的整理系統？

其實我覺得或許是這個問題問錯了。我從《防彈筆記法》這本書開始，就一直強調一個概念：不要花太多時間做整理，而應該專注在自己的「任務筆記」。

當我們面對很多雜亂資訊的時候，如果我們想的是如何收藏、如何分類、如何整理出架構，那麼人就變成了為了資料而服務，這樣往往會陷入一個「資料沼澤」。雖然可能會有一個漂亮的結構，但那往往不是一個真正可以隨時拿出來使用的「第二大腦」。

真正的問題應該是什麼呢？

  1. 不是要怎麼建立一個有效的整理系統。
  2. 而是當我們面對這麼多雜亂的資訊時，我們要專注輸出的「專案」跟「任務」是什麼？

這才是我們真正應該問的關鍵問題。我們應該從這個問題出發，去建立我們的專案筆記、任務筆記。我們不是要去整理這些資料，而是要回頭整理自己的專案與任務。（延伸閱讀：不快速回訊、不整理郵件，專注任務筆記，才是最聰明的整理術）





當 AI 加上資料整理迷思，筆記會變得更雜亂

相信有使用 AI 的朋友，應該都可以發現，在整理資料上面，AI 可以做到下面幾件事情：

  1. AI 的搜尋摘要能力非常強大： 它可以一口氣深入到很多不同的社群、不同的網站中，幫我們把資料挖掘出來。（延伸閱讀：先用 Deep Research 掃清認知盲區，再用 Google 搜尋，我的 6 種學習新流程）
  2. 快速處理資料結構： AI 可以把找到的資料，根據我們需要的表格、清單或各種格式進行快速處理，讓它變成有結構的整理後內容。（延伸閱讀：活用三大 Google AI 教學神器，把複雜知識變成手繪心智圖、遊戲網頁、圖解簡報）
  3. 轉化為圖文視覺化工具： 像是 Google Gemini、 NotebookLM 這樣的 AI，還可以幫助我們把整理的內容，轉化成圖文並茂的流程圖或心智圖。（延伸閱讀：把混亂數據試算表丟進 NotebookLM：自動清理統計，直接變圖表簡報）

如果我們把筆記只視為資料的整理（當然，這是誤解），這時候 AI 快速找資料的能力，或許會讓人覺得好像不需要再做自己的筆記了，只要利用像是 Google NotebookLM 那樣的 AI 資料庫工具，就可以把資料做出有效的整理。

那麼，NotebookLM 會不會才是最好的筆記工具呢？我的回答是否定的。因為筆記並不是只有外部資料的整理分析而已。

例如我自己確實有一個 NotebookLM 的資料庫，專門處理每天想要稍後閱讀的文章，而上面的 AI 問答、工作室的各種圖表整理，也真的會讓學習吸收的過程更有趣、更快速。

但是，我不會把這樣的整理當作「筆記」。




真正的筆記應該是像下面這樣，他是我學習這個技術、知識後的「任務筆記」。

在任務筆記中，我不會直接剪貼 AI 生成的那一大堆資料，而是從中挑出我真正想要測試的，對我真正有啟發的部分，然後列出我的實際測試行動清單。




並且在實際測試後，把我的經驗、想法，以及下一次可以複製貼上的做法，記錄到同樣這則任務筆記中。

於是，這則任務筆記會記錄我完成任務的進度、過程，也可以在下一次要做類似任務時，拿出來參考使用。




相對的，這則任務筆記，不會是 AI 摘要生成大量資料的剪貼集中處。

AI 非常有可能讓喜歡做筆記的朋友陷入另一種情況，那就是筆記資料庫快速地擴充，結果更加混亂。

因為 AI 總能快速找到更多資料、整理出更多圖表，我們輕而易舉就能在筆記中（複製貼上）加入大量 AI 產生的內容。但這些內容只會讓筆記變得更加臃腫、資料變得更加混亂。

如果沒有重新定位筆記真正的用途：專案、任務，那麼 AI 的加入，就好像有一個快速新增資料的自動化工具，他可以不斷餵養，但最後，我們的「第二大腦」又回到那個資料很多、依然無法使用，且要用的時候找不到的困境。




可以交給 AI 的三種筆記內容，我更有時間自己動手的四種筆記核心

以結論來說，目前我的筆記系統與工作流程，會這樣跟 AI 一起分工：

  1. AI 做：記錄（語音轉文字／整理逐字稿）、資料（搜尋／摘要／比較）、格式（表格／圖表／架構化）
  2. 人做：決策（我選擇要完成什麼成果）、下一步行動（我接著要做什麼）、脈絡（我的思考與實驗過程）、復盤（做完後怎麼修正）




在 AI 時代，「記錄、收藏、格式整理」是 AI 非常擅長的部分。
如果人還要花大量時間做這些筆記，其實不符合 AI 時代的趨勢。而且老實說，這些筆記不是個人第二大腦的核心，很多時候只是讓我們整理時有快感、最後用不到。

所以現在我更想把它們交給 AI，讓人把時間花在「決策產出、推進行動、思考脈絡、覆盤調整」上。

當我擁有這四種筆記後，反而能跟 AI 工作流程相輔相成：AI 很會搜尋外部資料，但外部資料要能用，一定要跟我的背景、我的經驗、我的想法、我真正的任務有關。

所以我會：

  • 讓 AI 整理外部知識資料，幫助我啟動某個專案任務。
  • 我在自己的筆記中，記下行動步驟、關鍵決策、脈絡、復盤後更適合我的流程。
  • 然後我再把這套「個人筆記系統」回到 AI 上，請它幫我找能刺激更好想法、更好做法的外部資料。

於是 AI 跟人結合的筆記系統，就會進入一個有效的正向循環。





一則學習型專案筆記，把外部資料交給 AI ，把個人執行留給自己：

以前我們為了保存資訊，可能存一大堆連結、截一大堆圖、剪貼一大堆文章。其實我從很多年前開始就很少做這類筆記，甚至我也不太使用「稍後閱讀」服務，因為我更想把筆記專注在任務真正的處理上。

到了 AI 時代，我更相信下面這樣的做法更有效：
以前收藏資訊，是希望需要時能快速找回。可現在像 ChatGPT 的強大搜尋、Deep Research 在找資料上非常好用，我更傾向在每一次「真正需要資料」的需求當下，直接利用 AI 的檢索、搜尋、Deep Research，去找最新、最即時，甚至深入挖掘社群的關鍵資訊。

既然如此，整個網路都可以當成我的資料庫，我又何必侷限在自己只為了收藏目的做出來的資訊系統中？

例如，我最近有一個專案，練習用 Vibe Coding 的方式建立一個單機個人筆記系統。我先建立了一則這個主題的專案學習筆記：

但我並不是去剪貼大量的相關文章來建立資料庫，而是把 AI 當作我的資料庫與外部資料助手，而我筆記只要專注在執行就好。

一開始的時候，我甚至連 GitHub 等等都不知道該怎麼設定，我就讓 AI 教我具體的操作步驟，並在我不懂的地方告訴我關鍵原理。這節省了我很多找資料、再重新整理資料的時間，讓 AI 找完資料後輸出的結果，直接對焦在我要具體操作的系統設定上。

所謂的專注在執行，就是不單純做資料的搬運工或收藏者，而是讓 AI 梳理資料後直接給我實踐步驟。




接下來，我也並非只是把 AI 給我的各種教學方法直接複製貼上到筆記中，而是根據 AI 的教學實際實踐看看。在實踐的過程中，產生我自己實做過有效的待辦清單。

而我真正寫進筆記的，是我到底做了什麼設定、做了什麼步驟，甚至截圖存檔。

這樣當我下一次又要開啟一個新的程式開發專案時，就可以照著這些設定直接完成。並且這些筆記不是大家的 AI 助手都能找到的資料整理，而是我自己實踐過最適合自己的行動清單。




接下來在執行這個 Vibe Coding 學習專案的過程中，我會一邊把下個階段操作的步驟（例如新功能如何開發、如何下好 AI 指令等等）持續累積在這一則專案筆記當中。




日積月累下，這則筆記會包含我在持續學習過程中累積出來的行動、經驗、想法以及成果背景資料。有了這份筆記，即使專案停滯一段時間，下次要重新開始或繼續規劃時，我可以直接複製筆記中之前累積的執行結果丟給 AI，請它分析下個階段可以做什麼。

AI 若要提供有效的建議，必須了解我執行背景的脈絡、明確的行動與想法，而我們往往無法提供足夠具體完整的資料給 AI，是因為之前沒有像這樣持續累積「自己的筆記」。

那些外部的資料，AI 本來就可以找到，本來就可以幫我們梳理、分析（所以，現在的第二大腦，這類筆記可以大量減少）；但 AI 不知道的，是我們那些在自己的筆記當中應該記下來、只有我知道的內容。（所以，現在的第二大腦，這類筆記可以大量增加）

如果有這樣的筆記，我們只要把累積出來的內容提供給 AI，它在下個階段就能幫我輸出更好的結果。


一則工作型專案筆記，把記錄分析交給 AI ，把判斷決策留給自己：

以前我們花很多時間做會議記錄、在課程中不斷低頭苦寫、抄寫書籍文章中的名言佳句。抄寫當然可能加深印象，但我的經驗是：很多時候也會讓我們在會議、課程、閱讀中，反而沒辦法專注思考核心問題、或真正聽懂講者背後想表達的意思。

在 AI 時代，這些「記錄」可以透過 AI 語音轉文字、AI OCR 等等功能處理完成。

這時候我們真正要動手做的，反而是：記錄完成後，我判斷的關鍵決策點、我心中想到的關鍵爭議點、我延伸出來的關鍵下一步，那才是人要動手寫的。

把紀錄留給 AI，把判斷與下一步留給自己。

例如最近我和趙胤丞老師一起完成的《高效職場生存法圖解》這本書的專案筆記，專案一開始，我們開了無數的討論會議，在公司中也有好幾次的報告會議，這時候，我已經非常習慣大量利用語音轉文字的工具，會議中專注討論並錄音，會後讓 AI 整理出逐字稿。




但是，真正的專案，並非這些雜亂的會議記錄、郵件剪貼、資訊整理。這些雜訊，就算紀錄得再好（也確實需要紀錄），但也只是把雜訊整理好而已，對記住有幫助，對專案沒效果。

真正的專案應該是：

  1. 把逐字稿變成有效的待辦清單
  2. 把雜亂的郵件訊息變成一個明確的目標企劃

所以，我的真正筆記並非是上述那些 AI 很方便轉出來的逐字稿，而是從裡面歸納出的重點。

當然，也可以讓 AI 歸納逐字稿重點，但最後一定有一步是我（人）判斷要留下哪些重點？以及如何把重點詮釋成下一階段目標與行動。




AI 或許能給建議、能分析資料，但 AI 沒辦法替我決定：我下一步要怎麼做、要交付給誰、我目前進度在哪裡。

所以我會用更多時間在任務筆記中記錄：

  • 我到底實際做了什麼？
  • 我在這過程產生什麼經驗？
  • 觸及這個行動的人事時地物關鍵細節是什麼？
  • 我之後要回顧這任務與流程時，有沒有一份準確依據的標準資料？

AI 資料整理得再好，但如果我不知道工作流程的進度、不知道下一步行動與交付，流程依然混亂。甚至 AI 帶來的大量資訊，反而可能變成雜訊，讓流程更混亂。

我目前也無法信任 AI 可以從大量的討論串紀錄中，或是自動爬梳我的行事曆、郵件中，幫我歸納出接下來要做的任務。

為什麼？不是說 AI 做不到這樣的資料分析，事實上它做得到。但問題是，AI 可能只是把一大堆的討論記錄、行事曆和郵件當中所有的行程，全部都列成待辦清單，但這裡面可能不是我自己判斷詮釋後，真正對我最有效的行動。

如果我認為 AI 可以自動爬梳行事曆、郵件、會議記錄，然後幫我找出接下來最有效的下一步行動，那就變成我好像只是一個接收 AI 老闆命令的機器人。

我可能只是可以把一些雜事瑣事完成，卻沒有真正去思考這當中我的目標、我的價值，以及我如何把事情做好的關鍵流程。

而後面這些，就需要我們有一則專案筆記，把我的判斷決策保留下來，讓我可以更有效地挑出自己最關鍵的行動。





一則生活型專案筆記，把資料研究交給 AI ，把經驗復盤留給自己：

生活中的大量問題，我確實已經很習慣跟 AI 討論。

AI 確實可以把資料搜尋、整理得很漂亮，但它沒辦法知道：我為什麼要選這個資料？我的判斷是什麼？我想拿來解決什麼問題？

例如，我讀到一篇很精彩的睡眠研究報告，我決定把它拿來改善我的睡眠習慣；我想利用裡面提到的一種休息技巧，放進我的日常工作流程做短時間放鬆。
AI 可以把研究整理得清楚易懂、做出更好複習的圖表，但我要決策用在我哪一段真實工作流程裡，這是我需要自己寫下來的。




我們有時候會花很多時間排版、分類、標籤，希望筆記整整齊齊，覺得以後更好用。但很多時候，我們花太多時間整理格式，卻沒時間思考資訊的用途，最後這些漂亮筆記反而不會再打開。

AI 的改變是：如果你真的想要漂亮的格式，不如讓 AI 幫你整理成資訊圖表、幫你整理出心智圖、幫你依照你想要的邏輯摘要整理成表格。
我們不需要再把大量時間花在筆記的格式整理上。

我們可以更多時間，專注在那些 AI 無法處理的資料，例如一個生活健康習慣的筆記中，我對每一天習慣的紀錄與反思。




這些看似簡單隨筆的記錄，卻是在 AI 工作流程裡面，讓 AI 接下來產出更有效任務成果的最佳素材。

以上面這則生活習慣筆記為例：

  1. 我每個月會把記錄起來的表格資料丟給 AI。
  2. 甚至把整則筆記中前面設定的習慣目標，以及想要達到的關鍵習慣，也提供給 AI 讓他去了解。

就跟前面的學習工作筆記一樣，一旦我提供給 AI 這些原本累積在筆記當中的脈絡，AI 就可以根據我的經驗做出有效的分析：為下一階段提供更好的目標建議。分析我的經驗後，指出其中某些我忽略或做錯的關鍵環節。

這時候 AI 就可以根據我的筆記，化身為一個「復盤助手」。

AI 確實可以幫助我們復盤，但在這之前，我們需要先留下經驗記錄。在 AI 幫我們復盤之後，我們不是照單全收，而是把 AI 提供的建議，轉化成我實際決定採用的改進，並繼續記錄實際嘗試後的結果。

那麼下一次跟 AI 合作時，我的筆記會成為 AI 最有效的素材，也會成為我自己推進生活健康習慣、最有效的專案任務流程。





當 AI 成為第二大腦助手：我更少整理筆記，但更專注把筆記變成成果

過去一年，我很明顯發現：自己更少做某些筆記、更常做某些筆記。例如我會讓 AI 大量摘要我的會議記錄、學習記錄，我不用逐字逐句整理；如果需要漂亮的格式、清楚易懂、深入淺出的圖表，我讓 AI 幫我做。（延伸閱讀：[實戰教學] 懶人也能持續的筆記法：記下來就好，讓 AI 整理架構）

但我把時間花在：會議、課程、學習之後，我做出的決策、我規劃的下一步行動、我思考要用在哪個具體任務上，以及我執行後產生的想法與經驗。

所以在 AI 時代，我覺得筆記工作流程可以有很大的改變：
我們不太需要再把力氣花在「整理筆記」上，但更需要專注在「設計任務筆記的下一步行動」。

我們其實不用怕資料整理不齊全、怕遺漏——因為一定會遺漏。而且人再怎麼自己收藏筆記，在 AI 時代也未必比得上一份 Deep Research 研究完整有效。重點是：把資料找回來，用在自己真正的專案任務上。
我們可以把筆記流程，從「收集的系統」轉成「輸出、交付、產出的系統」。

AI 時代不會取代筆記，而是讓筆記回到它更該做的事情。
這也回到我一直在講的「防彈筆記法」：以任務筆記為核心，把注意力導向正在要產出的成果，讓 AI 幫我整理資訊資料，讓人專注在下一步行動與經驗整理上。
延伸閱讀：


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