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用 GPT-5.4 Thinking 把雜亂資料變成精美 Excel、 PPT、 Word：一條龍 Office 工作流實測
2026年3月8日 16:09
日常的辦公室工作中，往往會有下面的痛點：資料越查越多、文件越堆越厚，雖然筆記整理、企劃思考都有做到，但最後要：
- 整理成一份 Excel 分類統計報告
- 或是要製作會議中圖文並茂的 PPT 投影片
- 還是要要產出一份可以印製出來的 Word 說明講義
都要花費許多整理時間。
但是現在如果讓 GPT-5.4 來做，已經可以在自動完成的 Office 文件中達到如下效果：
- 表格欄位設計更合理。
- 中文顯示更正確。
- PPT 簡報版面更多變化、AI 生成配圖更有效。
- Word 不再只是純文字稿，而是編輯排版後的表格。
- Excel 試算表可以處理多工作表的大量資料，並進行複雜欄位設計（包含合理的合併儲存格、基本統計分析等）。
Codex AI 助理上手教學：一般人如何快速上手 Codex 超完整圖文教學：讓 AI 助理整理文件表格，建立自動化流程
之前版本的 ChatGPT 也會做文件、試算表與簡報，但是常常失敗，早期是中文很容易錯亂或無法顯示，後來是雖然可以做，但內容缺乏太多變化，排版往往不夠好看，或是無法做複雜的整理分析，也可能做出來的內容無法下載、下載後打不開（我自己的真實經驗也都有遇過）。
而這次 OpenAI 推出的 GPT-5.4，特別提到他強化了建立、編輯、排版 spreadsheets 試算表、presentations 簡報、documents 文件的能力：
- 官方說明提到在內部 spreadsheet modeling benchmark 上，GPT-5.4 平均分數 87.3%，對比 GPT-5.2 的 68.4%，數據上有不少的提升。
- 甚至在 GPT 製作簡報的評估上，人類評審有 68% 的時間偏好 GPT-5.4 產出的簡報，原因是：簡報的美感更好、視覺變化更多、圖像生成使用得更有效。
產出 Office 文件不是 GPT-5.4 才有，但 GPT-5.4 官方說明是目前 OpenAI 官方最明確把「試算表、簡報、文件」當成核心提升方向，大幅強化這些 Office 排版編輯能力的版本，我的實際測試下，對中文知識工作者、辦公室工作者來說也很有效，所以寫成一篇文章跟大家分享。
以 ChatGPT 的使用者角度來說，只要有 plus 以上的帳戶，就可以開啟 GPT-5.4 Thinking 模型，來處理複雜資料下產出 Excel、 PowerPoint、 Word 的工作流程。
下面分享實測結果前，先列出 GPT-5.4 的幾個能力特性：
- GPT-5.4模型整合了推理、編碼以及處理試算表、文件和演示文稿等專業工作的進步。
- GPT-5.4解決「大海撈針」式問題方面表現更佳（尤其在搜尋大量網路資料時），並且聲稱比 GPT-5.2 的事實性錯誤減少了33%。
- GPT-5.4是OpenAI首個具備原生電腦使用能力的模型，這意味著它能夠代表用戶操作電腦並跨不同應用程式完成任務，是邁向AI代理人（agentic）未來的重要一步。GPT-5.4能編寫程式碼來操作電腦，並能根據截圖發出鍵盤和滑鼠指令；同時，它在使用網路瀏覽器以及更準確高效地調用工具和API方面也有所改進。
- 專為ChatGPT推出的GPT-5.4 Thinking模型，能為複雜查詢提供工作大綱，並允許用戶在模型回應期間調整或修改請求，提升了用戶引導模型的效率。
- GPT-5.4模型正在ChatGPT、Codex和API中逐步推出，其中GPT-5.4 Thinking模型將面向Plus、Team和Pro用戶開放。
Excel：把雜亂資料整理成多個工作表的「報告架構」＋「案例數據資料庫」
我在測試時，先讓 ChatGPT 5.4 Thinking 研究大量文件資料，我連結了自己雲端硬碟的真實文件、簡報，讓 GPT 先對資料進行梳理。
我也在同一個討論串，讓 GPT-5.4 上網搜尋，在我的文件檔案之外，繼續獲取大量相關資料。
在這一步，我發現 ChatGPT 5.4 Thinking 在網路搜尋的深度、廣度與資料抓取上，又比前一代模型有了更好的提升（實際數字上，新模型一次搜尋就有數百篇資料的搜尋量），搜得更廣、挖得更細。
有了前面大量文件、網路資料的累積，這時候我模擬出一個「有很多雜亂資料」的討論串，接著開始測試處理成試算表的能力。
我這樣對 ChatGPT 5.4 Thinking 下指令，然後 AI 跑了 18 分鐘完成一份非常詳盡的試算表：
把前面雜亂的文件、網路資料，幫我整理成一份課程架構與案例試算表。請一步一步處理，主分頁整理核心課程架構，可以在其他分頁中加入前面討論研究過的對應案例，成為我課程中完整的資料分析結構。
下圖是 ChatGPT 5.4 Thinking 做出的結果，雖然跑了很久（往往十幾分鐘起跳），試算表的成果品質非常好，可以納入完整的資料，建立的欄位表格都很正確。
針對前面散亂的文件， GPT 5.4 正確找出資料的邏輯，做出有效的工作表分類、設計合理的欄位，並且把混亂的資料一一填在正確的位置。
在排版設計上，也展現出符合工作要求的結果。
PPT：從 Excel 骨架生成「一整天課程流程」與版面
既然已經製作出試算表，我就接著讓 ChatGPT 5.4 Thinking 進一步設計簡報（還是要跑30分鐘左右）：
非常好的整理，現在幫我製作成 PPT 簡報版本，請一步一步處理，從前面的課程架構出發，結合你在試算表中整理好的案例、金句，串連起一整天課程完整的流程，讓每一個方法、金句、案例都有適當的順序，然後以你的簡報專業設計出最適合的版面，完成簡報的設計。
現在的簡報版本可以看到，除了中文字都能正確顯示外， ChatGPT 5.4 Thinking 排版比起之前有更多的變化性，會自動用 AI 繪圖當作配圖，而且「大量的資料」才能順利整理成清楚、有架構、有細節的完整簡報內容，整體的風格也很適合工作簡報。
延伸教學：
Word：總結「重點＋練習」做成可印製的報告講義
簡報製作完成後，我繼續讓 ChatGPT 5.4 Thinking 完成一份學員講義 word 文件的設計（也是需要十幾分鐘起跳的工作時間）：
把前面學員練習的內容與課程重點，整理成一份學員講義 word 文件，請一步一步處理。
以前的 ChatGPT 製作 word ，除了中文容易出錯外，版面其實也是非常簡單的文字稿。
但是 ChatGPT 5.4 Thinking 可以開始做「版面規劃與設計」，會自動畫出適合的表格、讓版面根據內容邏輯有更多變化，需要的大中小標、配色等等也都能自動完成。
讓 GPT-5.4 Thinking 幫我們把知識工作、辦公室工作裡最麻煩的流程做出有效的草稿成果：
- 先讓 AI 研究大量文件與網路資料
- → 再把混亂資料整理成有架構的試算表
- → 再從試算表長出一整天課程的簡報
- → 最後再延伸成可印製的講義文件
GPT-5.4 Thinking 現在不只是會做文件，而是也能接手“研究後整理成正式成果”的那段繁瑣工作。
雖然，目前產出成果的等待時間有點長，但值得。
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